Die ALPEN-Methode – Schritt für Schritt zum Tagesplan

Der Weg zum perfekten Zeitmanagement führt immer über einen steilen Pfad – dem Zeitplan. Wie man den Gipfel erreicht ohne sich dabei allzu sehr in langfristiger Planung zu verheddern, zeigt die so genannte ALPEN-Methode. Die ALPEN-Methode konzentriert sich einzig und allein auf den Tagesplan. Ein solcher Tagesplan ist besonders für „Zeitmanagement-Anfänger“ sinnvoller als gleich mit einer Wochen-, Monats- oder Jahresplanung zu starten – und sich aller Wahrscheinlichkeit nach komplett darin zu verheddern.

 

Alpen-Methode

Die ALPEN-Methode gilt als eine der schnellsten und einfachsten Methoden zum Erstellen eines Tagesplans. Erfinder dieser Methode ist der deutsche Redner und Ratgeberautor Prof. Dr. Lothar J. Seiwert. Anhand einer schriftlichen Planung wird der Tag anschaulich und kalkulierbar. Es geht darum, was Sie an einem Tag erreichen wollen, was Ihre wichtigsten Aufgaben für den Tag sind und wann Sie sich die Zeit dafür nehmen. Der Einsatz von Pufferzeiten verhindert dabei, dass Sie sich zu viel vornehmen oder Ihr Tagesplan förmlich auseinander fällt. Die APLEN-Methode verhilft Ihnen in nur ca. acht Minuten und in fünf Schritten zu einem kompletten Tagesplan.

 

  • Die ALPEN-Methode – Das A: Aufgaben, Aktivitäten und Termine notieren

Los geht es bei der ALPEN-Methode mit einer To-Do-Liste. Dabei kommt es weder auf die zeitliche noch die qualitative Reihenfolge an. Denken Sie beim Erstellen der Liste an langfristige Aufgaben und Verwaltungsaufgaben ebenso wie an Termine, die sich regelmäßig wiederholen. Auch Aufgaben, die Sie am Vortag nicht bewältigen konnten oder die aktuell dazu gekommen sind, gehören in diesen Schritt der APLEN-Methode aufgeschrieben. Also Stift und Zettel in die Hand und los geht`s.

 

  • Die ALPEN-Methode – Das L: Länge schätzen

Nun fordert die ALPEN-Methode Ihr Urteilsvermögen. Tragen Sie hinter jede Aufgabe die Zeit ein, die Sie Ihrer Einschätzung nach für das Bearbeiten benötigen. Das verhilft Ihnen nicht nur zu einem besseren Tagesplan. Dieser Schritt der ALPEN-Methode ist auch psychologisch wertvoll. Mittels Zeitangabe setzen Sie sich selbst eine „Deadline“ – und arbeiten automatisch konsequenter. Weisen Sie Ihren Aufgaben deshalb immer weniger Zeit zu, als Sie es eigentlich tun würden. Ihre Zeit ist ein knappes Gut – gehen Sie damit ebenso bewusst um wie mit Ihrem Geld und Sie werden staunen, wie viel Sie in relativ wenig Zeit schaffen können. Und Erfahrung macht den Meister. Je öfter Sie diese Methode anwenden, desto leichter fällt Ihnen, die Dauer einzuschätzen und los geht`s.

 

  • Die ALPEN-Methode – Das P: Pufferzeit einplanen

Man kann beim Erstellen seines Tagesplans noch so akribisch vorgehen, es kommt oft anders als man denkt. Nach der ALPEN-Methode verplanen Sie daher von vornherein nur 60 Prozent Ihrer zur Verfügung stehenden Zeit. Die verbleibenden 40 Prozent in Ihrem Tagesplan können zur Hälfte für Störungen und Zeitdiebe verwendet werden. Auf diese Art und Weise „schenkt“ Ihnen die ALPEN-Methode die 20 verbleibenden Prozent Ihrer Zeit um zum Beispiel Ihre sozialen Kontakte zu pflegen oder spontanen Eingebungen zu folgen.  

 

  • Die ALPEN-Methode – Das E: Entscheidungen treffen

Dieser Punkt der ALPEN-Methode ist der schwierigste. Denn in der Regel neigen wir dazu, unseren Tagesplan bis in den letzten Winkel mit Aktivitäten auszufüllen und sind schließlich frustriert, weil wir unser selbstauferlegtes Pensum nicht erfüllen konnten. Die ALPEN-Methode ruft deshalb dazu auf, Prioritäten zu setzen, das Arbeitsvolumen zu reduzieren und die eine oder andere Aufgabe zu delegieren. Was nicht mehr in den Tagesplan passt, können Sie sich für Ihre Überstunden reservieren oder verschieben. Behelfen Sie sich auch gern mit der Eisenhower-Methode oder der ABC-Analyse, um Ihre Aktivitäten zu priorisieren.

 

  • Die ALPEN-Methode – Das N: Nachkontrolle

Im letzten Schritt der ALPEN-Methode ziehen Sie Fazit, am Besten am Ende eines Tages. Nachdem Sie den gelaufenen Tag anhand Ihrer Planung auf Erledigtes und auf Unerledigtes überprüfen, übertragen Sie dann die liegen gebliebenen Aufgaben in den neuen Tagesplan für den Folgetag. Die ALPEN-Methode übt so unbewusst Druck auf Sie aus. Wenn Sie dieselben Aufgaben mehrfach in Ihren Tagesplan übertragen, werden Sie Ihnen leid. Der Wunsch, die Aufgabe zu erfüllen, wird größer. Oder: Sie stellen fest, dass sich die Sache mittlerweile sowieso erledigt hat.  

 

Fazit

Ihre Arbeits- und Zeitplanung sollte NIEMALS ein starres System sein. Wenn Sie mit Ihrer Zeitmanagement-Methode zum Erfolg kommen wollen, dann sollten Sie es als ein flexibles Instrument einsetzen und sich immer wieder den Gegebenheiten anpassen. Denn die Zeit wir sich niemals uns anpassen, also bleibt uns nichts anderes übrig als uns anzupassen. Je mehr Sie eine solche Methode anwenden und trainieren, umso stärker wird es Ihnen ins Blut übergehen und Sie werden völlig automatisch Ihre Zeit effektiver zu handhaben wissen.

 

 

Ein Kommentar

  1. Klaus schrieb am 15. Januar 2013 um 17:47

    Hallo Hendrik,

    wieder mal ein hervorragender Artikel! Als selbstständiger Werbetexter ist Zeitmanagement für mich unverzichtbar. Leider klappt das aber meistens nicht so wie ich es gerne hätte 🙂

    Die ALPEN-Methode werde ich definitiv ausprobieren. Vor allem der Tipp mit dem Setzen einer Deadline ist klasse. Das habe ich bisher nur halbherzig gemacht. Aber diese Methode scheint mir vielversprechend.

    Der Artikel ist schon ausgedruckt und liegt auf meinem Schreibtisch 🙂 Danke!

    Viele Grüße
    Klaus

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