Mehr Struktur im Leben dank ABC-Analyse

 

„Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegenbleiben soll.“

 

Was der Mathematiker und Wirtschaftswissenschaftler Helmar Nahr so treffend formuliert hat, ist uns allen bekannt. Trotzdem fällt es uns oftmals schwer Prioritäten zu setzen. Dabei tut es jeder von uns sowieso Tag für Tag.

Eine schnelle und einfache Lösung für dieses Problem bietet die ABC-Analyse. Die ABC-Analyse diente ursprünglich unter anderem der Veranschaulichung von umsatzstarken und umsatzschwachen Produkten eines Unternehmens. Was die ABC-Analyse in großen Firmen bewirken kann, das kann sie in Sachen Zeitmanagement für einen selbst erst recht. Die ABC-Analyse steigert unsere persönliche, individuelle Wirtschaftlichkeit. Und das gelingt der ABC-Analyse in zwei Schritten. Im ersten Schritt „zwingt“ Sie die ABC-Analyse darüber nachzudenken, welche Aufgaben überhaupt anstehen. Im zweiten Schritt hilft Ihnen die ABC-Analyse, angesichts all dieser Aufgaben nicht den Kopf zu verlieren und stattdessen jede Menge Struktur zu gewinnen.

Probieren Sie doch gleich mal selbst – und starten Ihre ganz persönliche ABC-Analyse: Notieren Sie zunächst alle Aufgaben, die am kommenden Tag bewältigt werden sollten. Starten Sie nun Schritt zwei der ABC-Analyse. Nehmen Sie sich drei verschiedenfarbige Stifte – einen roten, einen blauen und einen gelben. Umkreisen Sie nun alle Aufgaben mit dem roten Stift, die von besonderer Wichtigkeit sind und die nicht delegierbar sind – sprich: Das sind Aufgaben, die Sie selbst erledigen sollten. Nach dem Prinzip der ABC-Analyse gehören diese Aufgaben zur Kategorie A und haben höchste Priorität. Nehmen Sie nun den blauen Stift und markieren alle Aufgaben, die nur von durchschnittlicher Wichtigkeit sind und die Sie gegebenenfalls delegieren können. Diese Aufgaben gehören in die Kategorie B der ABC-Analyse und sind von mittlerer Priorität. Mit dem verbleibenden gelben Stift kennzeichnen Sie alle Aufgaben, deren Bearbeitung so gut wie keine Wichtigkeit haben, die jedoch zeitaufwändig sind. Diese Aufgaben der Kategorie C der ABC-Analyse sind von geringer Priorität, müssen aber dennoch erledigt werden, da es sich meist um notwendige Verwaltungsarbeit handelt. Und nun zur guten Nachricht: Alle Aufgaben, die bislang ohne Markierung sind, können getrost in Richtung Papierkorb wandern – sie haben keinerlei Nutzen.

Für Ihren Arbeitsalltag heißt das, dass Sie täglich Aufgaben aus allen drei Kategorien der ABC-Analyse bearbeiten sollten. Die meiste Zeit und Energie gilt aber der Kategorie A. Da dieser Typ von Aufgaben laut ABC-Analyse meist zeitaufwändiger ist, genügt es, pro Tag ein bis zwei solcher Aufgaben anzugehen und dafür insgesamt circa drei Stunden einzuplanen. In einer weiteren Stunde sollten Sie drei Aufgaben der Kategorie B erledigen können. Die restliche Zeit (ungefähr eine Dreiviertelstunde) gehört schließlich dem Abarbeiten von C-Aufgaben. Mit Hilfe der ABC-Analyse bleiben Ihnen somit nicht nur ausreichend Zeitreserven für Unvorhergesehenes. Die ABC-Analyse vermittelt Ihnen außerdem sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. So haben Sie am Ende des Tages weitaus effektiver gearbeitet und gehen trotzdem um ein Vielfaches gelassener in den Feierabend…

…und zwar mit Erfolgen, die nicht nur wichtig waren, sondern Ihnen durch die ABC-Analyse viel bewusster geworden sind als vorher und Sie sich dafür auch öfter mal loben sollten.

 

Vom Grundsatz ist die ABC-Analyse sehr ähnlich dem Eisenhower-Prinzip. Lesen Sie hier noch mehr über Zeitmanagement, denn Zeit kann man übrigens gar nicht managen!

 

 

 

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