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Checklisten – Effizienzsteigerung durch Checklisten

Viele Bereiche unseres Lebens erfordern mehrere Handlungsschritte. Sobald wir Dinge zum ersten Mal tun, zum Beispiel ein Bewerbungsgespräch führen, sammeln wir Erfahrungen. Diese Erfahrungen werden mit jedem neuen Bewerbungsgespräch natürlich erweitert. Wäre es da nicht sinnvoll, all Ihre erworbenen Erfahrungen für die Zukunft nutzbar zu machen? In vielen Bereichen Ihres Privat- und Berufslebens kann ein Programmieren bevorstehender Tätigkeiten Ihnen viel Zeit und Stress ersparen. Ein Mittel dazu sind Checklisten.

Jeder hat schon einmal einen Einkaufszettel geschrieben, damit man im Laden auch wirklich an alles denkt, nichts vergisst – eben effizienter einkauft. Das Prinzip der Checkliste können Sie sich bei vielen Tätigkeiten zu Nutze machen: Bei Arbeitsabläufen, Verhandlungen, Besprechungen, Diskussionen und und und.

Entwerfen einer Checkliste

Checklisten sollen Ihnen die Möglichkeit geben, Tätigkeiten zu systematisieren, somit delegieren zu können und letztlich dadurch ihre Effizienz und Ihren Erfolg zu steigern.

Wenn Sie für eine bestimmte Tätigkeit eine Checkliste erstellen wollen, dann gehen Sie in Gedanken alle Schritte dieser Tätigkeit durch. Schreiben Sie die einzelnen Schritte auf. Überprüfen Sie die Checkliste mehrmals und achten Sie dabei darauf:

  • klar, präzise und eindeutig zu formulieren – missverständliche Formulierungen sollten vermieden werden,
  • beschränken Sie sich auf die relevanten Arbeitsschritte,
  • nennen Sie gegebenenfalls beteiligte Personen und
  • machen Sie genaue Terminangaben.

Wenn Sie Ihren Kriterienkatalog auf diese Weise anlegen und einsetzen, können Sie Tätigkeiten ruhigen Gewissens delegieren und dennoch immer alle Ergebnisse objektiv nachvollziehen. Selbstverständlich sollen Sie bei Bedarf Ihre so erstellten Checklisten immer wieder überprüfen und ergänzen.

Versuchen Sie es doch gleich für die Planung einer kommenden Feier. Dazu bieten sich beispielsweise folgende Leitfragen an, nach denen Sie Ihre Checkliste erstellen können: Welcher Ort ist (warum) geeignet? Welches Mobiliar und was für eine Dekoration bietet sich an? Was soll es an Verpflegung (Essen und Trinken) geben? Wer sind zur Vorbereitung geeignete Personen? Soll es ein Programm geben und wie sollte ein solches aussehen (Musik, Band, Tanzen, Spiele)?