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Zeitmanagement – Zeit managen geht nicht!

Ich habe keine Zeit!“ – kaum einen anderen Satz hören wir öfter, kaum ein anderer Satz wird so oft gesagt. Wenn es auch nicht immer genau dieser Wortlaut ist, so ist es häufig diese Message, die wir denken. Dabei ist doch eines klar: Egal wie gebildet wir sind; egal welcher sozialen Schicht wir angehören; egal wie reich wir sind; und egal was auch immer wir machen, von einer Sache haben wir alle gleich viel – die Zeit.

Wir neigen dazu tausend Dinge gleichzeitig erledigen zu wollen und wundern uns, wenn wir damit überfordert sind und uns gestresst fühlen. Steht eine Aufgabe an, die wirklich wichtig ist, dann drücken wir uns vor ihr – die sogenannte „Aufschieberitis“ scheint die Mode-Krankheit unseres Jahrhunderts zu sein. Es wird plötzlich unendlich wichtig, die Wohnung blitzblank zu putzen oder mitten im Hochsommer mit der Suche nach Weihnachtsgeschenken zu beginnen oder was ganz wichtiges im Fernsehen zu sehen. Was hinter diesem Phänomen des Aufschiebens steckt, ist offensichtlich: Wenn wir uns einer großen und einschüchternden Aufgabe gar nicht erst stellen, können wir auch nicht scheitern. Oder es ist uns das Vorhaben letztendlich doch nicht so wichtig, wie wir es uns einreden.

„Sich vor einer oder mehrerer Aufgaben zu drücken“ ist reiner Selbstschutz – aber dieser Selbstschutz ist gleichzeitig auch fehlgeleitet. Letztendlich bringt es uns kein Stückchen weiter, das Lösen einer Aufgabe immer weiter zu verschieben, anstatt es einfach anzupacken. Selbst wenn wir scheitern sollten, lernen wir so viel mehr, als wenn wir es gar nicht erst versuchen. Wir lernen, was wir beim nächsten Mal besser machen können – und gewinnen außerdem etwas besonders Kostbares: Routine. Wir gehen schlecht mit unserer Zeit um – und leisten in den 24 Stunden, die uns täglich zur Verfügung stehen, nur ein Minimum dessen, wozu wir eigentlich in der Lage sein könnten. Ein kleiner Trost: Wir sind mit diesem Problem nicht allein, sondern teilen es mit den meisten Einwohnern der Industrieländer.

Fluch UND Segen?

Abhilfe schaffen können Techniken, die das Zeitmanagement für uns parat hält. Egal welche Technik wir für uns entdecken, den Kern des magischen Modewortes „Zeitmanagement“ bilden immer zwei einfache Dinge – ein Stift und ein Blatt Papier. Ist man stolzer Besitzer dieser kleinen Selbstverständlichkeiten, ist der erste Schritt schon getan. Fangen Sie damit an, all Ihre großen und kleinen Aufgaben und Ziele aufzuschreiben – und eine Prognose darüber abzugeben, wie lange Sie bis zum Erfüllen brauchen werden. Dieser Schritt mag banal klingen und ist dennoch höchst effektiv. Warum? Indem Sie schriftlich fixieren, was Sie erreichen möchten und sich Fristen setzen, wird es verbindlicher. Diese „To-Do-Liste“ wird in Ihren Gedanken immer präsenter und das Abarbeiten dieser Liste wird für Sie immer wichtiger. Durch das einfache Aufschreiben gehen Sie einen Vertrag mit sich selbst ein – und der will eingehalten werden.

Der Erfolg des Zeitmanagements ist unumstritten – WENN man gewisse Vorsichtsmaßnahmen beachtet. Denn notiert man sich jede noch so kleine Aufgabe, jedes noch so kleine Ziel, kann es vorkommen, dass man sich – im wahrsten Sinne des Wortes – verzettelt. Man verliert den Blick auf das große Ganze und wendet all seine Zeit und Energie in das Erreichen kleiner Teilziele. Man macht Überstunden für Aufgaben, die unwichtig und in keinster Weise zielführend sind – und hat keine Kapazitäten mehr frei, um seinem eigentlich Ziel näher zu kommen.

Struktur ist alles

Wer sich nur oberflächlich mit den Techniken des Zeitmanagements beschäftigt hat und sofort anwenden will, ohne sich zuvor mit den wichtigsten Regeln auseinanderzusetzen, ist besonders anfällig für solche Verzettelungen. Der Grund hierfür liegt auf der Hand: Die alleinige Anweisung alle Aufgaben und Ziele von nun an schriftlich festzuhalten, verleitet dazu, jedem Punkt auf der „To-Do-Liste“ die gleiche Wichtigkeit zuzuordnen. Zum Schluss haben wir 50 Aufgaben vor uns liegen – und damit auch schon verloren.

Wir neigen dazu, uns erst einmal die Ziele vorzunehmen, die leicht und schnell zu erfüllen sind – und sichern uns dazu schnelle Erfolge, die uns zunächst beflügeln. Und plötzlich wollen wir mehr von diesen schnellen Erfolgen. Wir wollen so schnell wie möglich so viele Punkte auf unserer Liste durchstreichen – und haben das Gefühl, dass uns gerade unsere kleineren Aufgaben unserem großen Ziel näher bringen. Schließlich führt das Lösen dieser kleinen Aufgaben dazu, dass unsere einst lange „To-Do-Liste“ immer kürzer und kürzer wird. Wir haben uns verzettelt und sind dem Zeitmanagement in die Falle gegangen – und das Verheerende: Dieses Verirren fühlt sich an wie ein Erfolgserlebnis.

Um dieser Falle zu entkommen, ist es wichtig zu wissen, WAS wir auf unsere Liste schreiben sollten. Widmen Sie den großen Aufgaben und Zielen auch einen größeren Raum auf Ihrer Liste. Formulieren Sie sorgfältig aus, Ihr Ziel detailliert zu beschreiben und auch diejenigen Ausgänge schriftlich zu fixieren, die für Sie nicht wünschenswert sind. Das hilft Ihnen dabei, schnell zu erkennen, sobald Sie sich von Ihrem Ziel entfernen. Kleine Ziele verdienen im Gegensatz dazu nur wenig Platz auf der Liste. Verwenden Sie hierfür idealerweise kurze Stichpunkte. Haben Sie ein kleines Ziel erreicht und können es auf Ihrer Liste durchstreichen, ist das zwar noch immer ein Erfolg, allerdings fühlt sich dieser nicht so übermächtig an, wie zuvor – schließlich dürfen Sie nun nur noch einige Wörter durchstreichen, die ganzen Absätze, die für die großen Ziele stehen, bleiben hingegen unberührt davon.

Im Kern geht es auf einer To-Do-Liste aber immer um: WER macht WAS bis WANN. Allenfalls kann hierbei noch eine Verfolgung des Abarbeitungsstandes hilfreich sein.

Ein Wald voller Techniken

Wer schon einmal in die Thematik „Zeitmanagement“ eingetaucht ist, wird festgestellt haben, dass es eine große Masse an verschiedensten Möglichkeiten gibt, seine Aufgaben zu ordnen und so seine Zeit besser zu strukturieren. Allerdings sind nicht alle Möglichkeiten für jeden gleichermaßen gut für das Lösen jedes Zeitproblems geeignet. Im Folgenden finden Sie auf den jeweiligen Unterseiten verschiedene Zeitmanagement-Techniken genauer und zum Selbstanwenden erklärt. Probieren Sie sie doch gleich einmal aus – Sie werden schnell feststellen, ob Sie Ihnen bequem passen oder Sie zu sehr einengen. Die Suche nach der richtigen Technik mag eine Zeit lang dauern, aber der Erfolg wird Sie dauerhaft entschädigen.

 

 

Merke: Heutzutage hat sich der Begriff „Zeitmanagement“ eingebürgert. Doch Zeit kann man letztendlich nie managen, es sind vielmehr die Dinge, die wir in ihr erledigen wollen.

Denn so viel wir auch „managen“, die Zeit läuft weiter und das immer mit dem gleichen Tempo – Stunde für Stunde und Tag für Tag. Eine der besten und effektivsten Methoden (fernab herkömmlicher Zeitmanagementmethoden), um die eigenen Dinge zu erledigen und dieses zu seinem eigenen Erfolgsverhalten werden zu lassen, habe ich in meinem E-Book „Der Zeit-Kompass – In 28 Tagen zu neuem Denken!“ zum direkten Nachmachen beschrieben.