Pomodoro – Wie ich mit einer Tomate meine Zeit effektiver manage

Wie ich schon einmal geschrieben habe, kann man Zeit gar nicht managen. Aber mit der Pomodoro-Technik können Sie tatsächlich die Effektivität beim Bearbeiten Ihrer Vorhaben deutlich verbessern.

Die Pomodoro-Technik ist in den 80er Jahren von Francisco Cirillo entwickelt worden und findet in den Zeitmanagement-Schulungen leider viel zu wenig Berücksichtigung. Aber was macht sie so besonders und einzigartig?

Pomodoro Tomaten KüchenuhrBei der Pomodoro-Technik geht es im Wesentlichen darum, die eigenen Aktivitäten in kurze, effektive Zeit-Arbeitsblöcke einzuteilen.

Man verwendet dabei einen Kurzzeitwecker, der nichts anderes ist als eine Küchenuhr in Form einer Tomate. Die eigene Arbeitszeit unterteilt man dabei in 25-Minuten-Abschnitte (die sogenannten Pomodori) und 5-Minuten-Pausenzeiten. So geht das Ganze dann im Wechsel. Die Technik basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern.

 

Konzentration und Fokus sind der Schlüssel zum Erfolg

 

Die Pomodoro-Technik arbeitet nach einfachen Prinzipen.

  1. Arbeite mit der Zeit – und nicht gegen sie!
    Für viele Menschen ist Zeit ein Feind. Wir rasen der Zeit hinterher, um unsere Termine und Fristen einzuhalten. Die Pomodoro-Technik lehrt Sie, mit der Zeit zu arbeiten und nicht gegen sie anzukämpfen. Die Technik ist leicht zu erlernen und wirkt positiv lebensverändernd.
  2. Vermeide Burn-Outs
    Bedeutend für die Pomodoro-Technik ist es sich, kleine Pausen während der Arbeit einzuplanen, um dem Gefühl der Erschöpfung vorzubeugen, wenn Sie sich mal wieder zu sehr getrieben haben. Nach dieser Technik ist es nahezu unmöglich, sich zu überarbeiten. Netter Nebeneffekt: Sie sind weniger häufig krank.
  3. Manage Ablenkungen
    Egal, ob es ein Anruf ist, eine Facebook-Nachricht oder die Ölstandanzeige im Auto, viele ablenkende Gedanken und Ereignisse treten auf, wenn man arbeitet. Die Pomodoro-Technik hilft Ihnen dabei, Ablenkungen einzusperren und nach Prioritäten zu ordnen. Viele Ablenkungen können meist noch warten.
  4. Kreiere eine bessere Work-Life-Balance
    Viele Menschen kennen die Schuld, die sie mit dem Aufschieben von Aufgaben empfinden. Wenn wir keinen produktiven Tag hatten, fällt es meist schwer, einen freien Tag richtig zu nicht genießen. Ein Pomodoro-Meister zu sein, beinhaltet einen effektiven Zeitplan zu haben und freie Zeit wirklich zu nutzen, nämlich für sich selbst. Dies führt zwangsläufig zu mehr Zufriedenheit.

 

Und für wen funktioniert die Technik? Ganz einfach – für jedermann und „jederfrau“. Hier ein paar Beispiele, wie Sie die Technik nutzen können…

  • als Autor
    Motivieren Sie sich zum Schreiben, vermeiden Sie Ablenkungen, grenzen Sie Ihre Zeit für Brainstorming, Schreiben und Bearbeitungen ein, reduzieren Sie Nacken- und Rückenschmerzen durch Bewegung in den Pomodoro-Pausen, schreiben Sie ein Buch in drei Wochen.
  • als Anwalt
    Vermeiden Sie Multi-Tasking Bedürfnisse und Gewohnheiten im Büro, erledigen Sie Ihre Berichte fristgerecht.
  • Eltern
    Bringen Sie Ihren Kindern bei, einen oder zwei Arbeits-Pomodoro zu machen, indem Sie konzentriert ihre Hausaufgaben machen oder Aufräumen. Durch den Fokus auf je nur eine Sache kommen ihre Kinder dann viel schneller zur Freizeit wie ein Buch zu lesen oder Fussball zu spielen.
    Oder erledigen Sie genau so Ihren Haushalt, Sie werden überrascht sein, wie schnell Sie Ihre Aufgaben erledigt bekommen.
  • Schüler und Studenten
    Verbessern Sie Ihre Lesegeschwindigkeit, verfolgen Sie Ihre Aufgaben, schreiben Sie Hausarbeiten, teilen Sie große Aufgaben in mehrere Teilaufgaben.
  • Lehrer
    Strukturieren Sie Ihre Stunden, geben Sie den Schülern mentale Pausen, korrigieren Sie Hausarbeiten, usw.
  • Manager
    Erhöhen Sie Ihre Produktivität, geben Sie Teams Werkzeuge zum effektiven zusammenarbeiten, verwalten Sie Ablenkungen, damit Mitarbeiter nicht beim Arbeiten gestört werden.

 

Und wie funktioniert das Ganze nun in der realistischen Umsetzung? Die Pomodoro-Technik ist ganz einfach. Gehen Sie dabei nach folgendem Schema vor.

  1. Wählen Sie eine Aufgabe, die Sie erledigt haben möchten
    Etwas Großes, etwas Kleines oder etwas, was Sie schon lange vor sich herschieben, ganz egal was. Das einzige was zählt ist, dass Sie etwas tun, was Ihre volle Aufmerksamkeit bekommt.
  2. Setzen Sie Ihr Zeitlimit auf 25 Minuten (die Pomodoro-Zeit)
    In den 25 Minuten konzentrieren Sie sich nur auf Ihre Aufgabe und geben Ablenkungen keine Chance. Schalten Sie alles, was ablenkt ab: Facebook, Musik, Fernseher, usw. Es sind doch auch nur 25 Minuten. Stellen Sie sich zu diesem Zweck einen Wecker, der nach 25 Minuten ein Signal gibt.
  3. Arbeiten Sie an der Aufgabe bis Ihr Wecker klingelt
    Tauchen Sie völlig in Ihre Aufgabe ab. Wenn Sie nach den 25 Minuten feststellen, dass noch etwas zu erledigen ist, dann schreiben Sie es auf. Oder Sie widmen den nächsten Pomdoro-Zeit-Block nach einer 5-minütigen Pause nochmal der gleichen Aufgabe, um Sie zu Ende zu führen.
  4. Machen Sie einen Haken an Ihrer Aufabe
    Sie können nun eine Aufgabe von Ihrer To-Do-Liste streichen. Machen Sie sich Ihre Erfolge sichtbar.
  5. Machen Sie eine kleine Pause
    Atmen Sie, meditiere Sie, trinken Sie einen Kaffee oder Tee, machen Sie einen kleinen Spaziergang, oder machen Sie etwas anderes entspannendes. Ihr Kopf wird es Ihnen später danken.
  6. Nach 4-Pomodoro-Zeiten machen Sie eine längere Pause
    Gönnen Sie sich diesmal eine längere Pause von 20-30 Minuten. Ihr Kopf kann sich frei machen für neue Informationen und die nächste Runde Pomodoros – wenn Ihnen danach ist.

 

Energie folgt der Aufmerksamkeit

 

Wie die Pomodoro-Technik Sie verändert? Sie lernen nicht nur Aufgaben konzentrierter zu erledigen, sondern Sie lernen auch, sich mehr freie Zeit zu verschaffen.

  • Finden Sie heraus, wie viel Arbeit Sie in bestimmte Aufgaben stecken
    Haben Sie sich immer gewundert, wo die ganze Zeit bleibt? Auf Ihrer To-Do-Liste finden Sie die Antwort. Schreiben Sie sich ggf. die Zeiten dazu, die Sie gebraucht haben, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist.
  • Vermeiden Sie Unterbrechungen
    Gewöhnlich können Sie es für 25 Minuten vermeiden, einen Freund zurückzurufen oder eine E-Mail zu beantworten. So lernen Sie Unterbrechungen nicht zuzulassen und sich nur alleinig auf Ihre Aufgaben zu fokussieren.
  • Schätzen Sie den Aufwand für Ihre Aufgaben
    Wenn Sie einmal die Technik eine Zeit lang regelmäßig ausgeführt und verinnerlicht haben, ist es ein Kinderspiel einzuschätzen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben benötigen.
  • Machen Sie die Pomodoro-Technik noch effektiver
    Die Basis für mehr Effektivität ist gesetzt. Es liegt an Ihnen, die Technik für sich zu verfeinern. Nutzen Sie z.B. die ersten Minuten, um zu sehen, was Sie bisher alles geschafft haben.
  • Machen Sie sich einen Zeitplan
    Ein Zeitplan setzt Ihnen Grenzen, zeigt wie viel Pomodori Sie für eine Aufgabe benötigen und trennt Ihre Arbeitszeit von Ihrer Freizeit. Er soll Ihnen erlauben, Ihre Freizeit zu genießen, ohne daran zu denken, was noch erledigt werden müsste.
  • Definieren Sie Ihre eigenen Ziele
    Die Pomodoro-Technik ist ein Werkzeug, welches Sie für die Umsetzung Ihrer eigenen Ziele nutzen können und sollten. Sie werden überrascht sein, um wie viel schneller Sie tatsächlich Ihre Vorhaben umsetzen werden.

 

Und hier noch ein paar Tipps, wie Sie das mit der Zeitnahme machen können.

  • Legen Sie sich eine ganz einfache Küchenuhr zu oder nutzen Sie eine vorhandene. Hier ein Beispiel für die „Pomodoro-Küchenuhr“ oder auch hier.
  • Nutzen Sie im Internet einstellbare Timer, hier zwei Beispiele: Zum Einen oder und zum Zweiten.
  • Installieren Sie sich die zur Pomodoro-Technik passende App. Kein Witz, die gibt es tatsächlich und Sie finden die z.B. hier. Ich arbeite sehr erfolgreich damit und kann die App nur empfehlen, zumal man die Zeitblöcke sogar indivduell verändern kann.

 

Die Pomodoro-Technik haben Sie nun kennengelernt. Nun wird es Zeit, dieses Werkzeug auch zu einzusetzen und den ersten Schritt in diese Richtung zu gehen.

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